직장생활이 쉬워지는 거절하는 방법

일을 하다 보면 거절이 필요한 순간이 온다. 해보지도 않고 못하겠다고 하는 사람이 돼서는 안 되겠지만 아무리 해도 안 되는 일도 있다. 이때 필요한 게 거절의 기술이다. 아직 제대로 거절해 본 적 없는 당신을 위해 거절 가이드를 준비했다. 거절이 어렵다면 이 글을 읽어보고 그대로 따라 해보라.

거절도 연습이 필요하다. 안 해본 사람은 못한다. 하지만 필요한 때 제대로 거절하지 못하면 자신만 괴롭다. 나아가서는 업무가 제대로 관리되지 않아 회사에 지장을 끼치기 마련이다. 거절하지 않고 일을 모조리 떠맡는 직원이 좋은 직원이 아니다. 맡기는 대로 일을 다 할 수는 없다. 한 사람이 모든 일을 다 할 수 있다면 왜 회사에 직원이 여러 명이겠는가. 할 수 없다면 거절을 하자. 대신 아주 정중하고 세련된 방식으로 잘하자.
 
 

나는 구체적인 예시를 들어 설명하기 위해 외부에서 온 일을 거절해야 하는 상황과 내부에서 온 일을 거부하는 상황으로 나누어보았다. 먼저 예시로 들어가기 전에 먼저 어떤 상황이든 동일하게 적용되는 전제를 보자.

1. 상대가 누구든 솔직하고 단호하게 거절해야 한다. 단호하게 거절하는 게 두려워 말끝을 흐리고 여지를 주면 서로가 피곤하고 괴롭다.

2. 거절당하는 것을 두려워하지 말자. 거절하는 것을 어려워하는 사람은 거절당하는 것을 두려워한다. 먼저 내가 거절당하는 두려움에서 벗어나는 게 중요하다. 거절과 나를 분리하는 연습을 하자. 상대는 나를 거절하는 게 아니라 내 제안을 거절하는 것뿐이다. 나와 나의 제안은 다르다. 나라는 존재와 나의 제안을 분리하자.

외부에서 온 일을 거절할 때

외부에서 온 일은 거절하는 것은 내부에서 거절하는 것보다는 수월하다. 거절을 하는 것이 어려운 사람에게는 거절한 사람을 계속 마주치는 상황도 힘들 것이다. 하지만 회사 외부의 사람이라면 먼저 그런 걱정을 덜어놓고 시작할 수 있다. 하지만 외부인 역시 회사를 나가는 순간 고객이 된다. 너무 큰 부담은 가지지 않되, 정중하게 거절해야 한다.


1) 제안을 검토하는 시간을 가질 것

먼저 제안을 받으면 그 자리에서 바로 거절하기보다는 검토하는 시간을 가지자. 제안서를 제대로 읽어보지도 않고 거절하는 것은 무례한 행위다.


2) 제안서의 긍정적인 내용을 언급할 것
3) 제안을 거절할 수밖에 없는 회사 내부의 상황을 설명할 것
4) 다음을 기약할 것

아래에 2-4번의 내용을 담은 예시를 작성해 보았다.

이 제안서에는 ~이러한 좋은 점이 있지만, 내부에서 ~이와 같은 이유로 현재 진행하기 어렵다. 좋은 제안을 주셔서 고맙다. 다음에 좋은 기회가 생기면 꼭 연락드리겠다.

당신이라도 기왕 거절 메일을 받을 거라면 이런 메일을 받고 싶지 않겠는가? 또 실제로 이번에는 제안을 거절하지만 언제 이 회사의 제안이 실제로 우리 회사에 필요해 질지 모른다. 사람 일은 어찌 될지 모른다. 무례한 관계보다 좋은 관계를 유지할 수 있는 거절을 하자.

내부에서 온 일을 거절할 때

먼저 내가 이 일을 수행하기 어려운 이유를 구분해야 한다. 내가 하고 싶은 일인지, 하기 싫은 일인지. 하기 싫은 잃인 이유는 무엇인지, 하고싶지만 거절해야 하는 이유는 무엇인지 분명하게 스스로가 인지하고 있어야 한다. 여기서는 다른 업무로 인해 마감일까지 해당 업무를 수행할 수 없는 경우와 업무가 적성에 맞지 않아 거절하는 경우 두 가지로 나눠보겠다.

다른 업무로 인해 거절하는 상황

다른 업무로 인해 해당 업무를 시간 내에 마칠 수 없는 경우의 예시다.
 
"나는 A업무를 이번 주 내에 끝내야 한다. 그런데 새로 배정되는 B업무 역시 데드라인이 이번주 목요일이다. B업무가 더 중요하고 급한 업무거나, 나에게 더 맞는 업무라고 판단하시면 A업무의 데드라인을 늦추거나 다른 직원에게 배정해 달라. 그렇다면 B업무를 맡겠다. 그러나 조정이 안된다면 A업무로 인해 B업무를 맡을 수 없다."라고 의견을 전달해보자.

그냥 못하겠다고 말하는 것이 아니고 어떤 이유로 인해 이 일을 내가 맡을 수 없는지를 설명함과 동시에 그 일을 하고 싶다는 의지도 드러낼 수 있다. 나는 그 일을 할 수 있지만 상황이 안되어서 아쉽고, 다른 업무를 조정해 준다면 얼마든지 해보겠다는 의미가 된다. 실제로 A와 B 중 어떤 업무를 받아도 상관없지만 데드라인으로 인해 수행이 불가하다면, 내가 같은 시간 내에 해결해야 하는 업무의 총량은 늘리지 않으면서 완곡하게 거절을 표하도록 하자.

업무가 적성에 맞지 않아 거절하는 상황

업무가 적성에 맞지 않아 거절해야 할 때는 먼저 본인의 성향과 업무의 대한 뾰족한 분석이 필요하다. 그리고 다음의 예시를 보자. 

"새로 주시려는 A업무는 내가 맡아서 진행할 때 실수가 많이 나고, 실수를 하지 않기 위해서 다시 점검하려고 하니 00님이 진행할 때보다 배로 시간이 걸린다. 그러나 B업무는 내가 진행했을 때 X배 빠르게 작업이 가능했고 ~이러한 긍정적인 피드백을 받은 적이 있었다. A업무보다 B업무를 배정받으면 좋겠다."라고 의견을 전달해보자.

단순히 이 업무를 맡기 싫고 업무 수행능력이 떨어진다고 말하는 것은 좋지 않다. 나의 성향, 업무 효율 등을 파악해 관리자에게 전달하여 회사 전체의 능률과 효율을 높이기 위임을 알리자. 사람을 적재적소에 배치하는 것 또한 관리자의 능력이다. 나의 업무 효율과 더불어 관리자의 업무 성과를 높이기 위한 일이기도 하다.

또 내가 잘할 수 있고 잘하고 싶은 업무에 대한 적극적인 어필을 더한다면 게으르고 무능한 직원과 효율적으로 일 하기 위해 강점을 갈고닦으려는 직원의 갈림길에서 후자가 될 수 있다. 단점을 보완하는데 시간을 들이는 것보다 강점을 뾰족하게 갈고닦는데 집중하는 것은 좋은 전략이다. 어차피 사람은 모든 걸 잘할 수 없다. 그래서 이렇게 많은 사람이 함께 일하는 것이다.
 
 

회사 내부에서 거절하는 상황에서 중요한 포인트는 나와 업무에 대해 제대로 파악하고 있을 것, 적절한 대안을 제시할 것. 두 가지다.

직장 생활뿐만 아니라 다양한 거절에도 응용할 수 있으리라 생각된다. 거절만 잘해도 사는 게 조금 편해진다. 거절은 내 삶을 외부의 변수로부터 지키는 것이기도 하다. 거절의 기술도 커뮤니케이션 스킬이다. 거절의 기술을 갈고 닦아 일 잘하는 사람으로 한 걸음 성큼 성장해보자.

 

 

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